会社員として働いていると「明日、１日会議なんだよね〜」とか「会議で１日潰れちゃうよ〜」なんて会話をしたこともある方も多いと思います。
本記事を書いている作者の私もそのひとり。
ほとんどはトップダウンの決定事項や予定調和で決まっていることに対してのディスカッション・・・
そんな大変でつまらない会議を短い時間で、効率的に意味があるものにする為にする方法を紹介します。
しかも今回は少し前から提唱されて、「多くの企業が導入されているもの」と「これから主流になるであろうもの」の２種類を紹介します。
読んで頂いた方の職場や職種によって最善なものを導入して頂き、『会議』というつまらなかったものを、少しでも意味があるものになればと思います。
それではまず・・・
従来の「会議」をするうえでオススメの方法
少し前から提唱されていて、多くの企業で推奨されている方法なので多くの方に「良い方法」として当てはまるかもしれません。
また多くの企業が導入しているので、周りの人も賛同しやすいでしょう。
会議の目的を事前に共有しておく
会議というと「その日に初めて聞く話」が多いかもしれません。
それを「予め共有しておく」ことで参加者のメンバーが何のための会議か明確にわかった上で参加することが出来ます。
「なぜこの会議が開催されているか」「この会議の目的は何か」が参加者全員が共有することが出来れば、会議中に無駄な発言や話が脱線してしまうことも防ぐ事が出来るでしょう。
会議の参加は必要最低限！さらに意思決定権・決裁権がある人のみ！
【会議を開催！】となるとついつい関係ある人全てが参加しなければいけないと考えてしまうかもしれません。
でもその多くの人は、会議に参加するものの意見を発する事なく決定して事項を共有するだけ・・・
それでは後で議事録を見たのと何ら変わりはありません。
会議の参加者は意思決定権・決裁権があるメンバーのみの少人数でやりましょう！
会議のスケジュールは「分単位」で決めておく。
会議となると「なんとなく1時間くらい必要な議題だな」とか「この人の議題は長くなるから時間を確保しておこう」とか考えがちです。
しかし「会議」は全員の貴重な時間を犠牲にしてまで行うものです。
なので「分単位」でスケジュール・議題を決めておきましょう。
あらかじめ時間を決めておけば、「終わらせなければいけない」という気持ちから、万全の事前準備をしたりする傾向があるので結果として効率的に会議を進める事が可能になります。
また、短時間でも「担当する時間」を持つことで責任感が生まれ、役割を全員が持つ事が出来るでしょう。
とにかく「時間厳守」！！
会議をしているとついつい「終わる時間が合えばいい」という感覚に陥ってしまいます。
しかしそうすることによって、後半議題は時間調整されたり割愛となったり、事前に決めていた事が出来ない状態となります。
会議を始める時間を定刻通りしたり、スタート時に時間の確認をするなど、とにかく時間を厳守しましょう！
議事録は早めに配信・共有！
会議を終えると、終わった達成感もあり会議した内容はどんどん忘れてしまいます。
さらに人間に記憶力は24時間で74％を忘れてしまうと言われているので、議事録はとにかく早く共有しましょう。
もちろん配信された側も、とにかく早く確認することも大事です。
忘れてしまうのは人間として仕方ない部分もあります。いかに忘れない工夫をするかで、そっかく開いた会議の意味を考える必要があります。
ここまでは多くの企業で導入され、今まで「良し」とされていたものだと思います。
もちろんこれからも良いものとして続いていくかもしれませんが、これからは働き方改革による労働時間の短縮などであり方が変化していく可能性もあるでしょう。
ここからは、これからの時代の働き方が多様化する時代で主流になっていくだろう『会議』のオススメの方法を紹介します。
これから先の「会議」をするうえでオススメの方法
会議の場所（会議室など）を事前に予約しない
「会議」というと何日も前から予定が決まっていて、それに向かって事前に準備したりしなければいけないものです。
でも、よくよく考えてみると「会議」をする事がゴールになっていたりしませんか？
「会議」をすることがゴールではなく、会議で何かを決定したり新しい発想・商品を生み出すのが最大のゴールです。
会議をすることを目的とならないために、あらかじめ会議室を予約するのではなく「いま必要！」と感じたときに集まってディスカッション出来る環境づくりが大事になってきます。
オンラインツールを使って、会議場所までの移動時間を無くす
少し前では「テレビ会議」というと、それなりの設備が必要で簡単に行う事は難しいことでした。
しかし今ではskypeやGoogle Meetなどを使えば、パソコン1台でテレビ会議を行う事が出来ます。
もちろん映像なのでカメラは必要ですが、家電量販店やインターネットショップでも安価で販売されていますしパソコン自体にカメラが付いているノートパソコンも増えています。
オンラインツールを使って、パソコンで会議をする事が出来るようになれば会議場所までの移動時間を削減する事が出来ます。
さらに、移動に関わるコストも削減する事が出来るので一石二鳥ではないでしょうか。
定型の議事録はいらない！会議中のメモを全員で共有！
会議で行ったことを記録しておく・記憶するために必要な「議事録」ですが、いままでのように定型のフォーマットで議事録を作成したり文章ばかりの議事録を作る必要はありません。
たとえば会議をした際、参加者から出た意見を付箋に書きホワイトボードなどに張り付けてカテゴリー分けした後、１つの答えを出したとします。
まさにそのホワイトボードが『議事録』なので、スマホで撮影し画像を共有すれば議事録の完成です。
またオンラインで会議を行う場合であれば、『マインドマップ』の画面を共有すれば同じことが可能になります。
元々マインドマップは思考の整理するために紙などに書いてするものですが、最近ではGoogleAPPSにもあるのでパソコン上で画面を共有する事も出来ます。
まとめ
今回は従来の会議を「短時間で効率的に進める」ためのオススメ方法と、これからの会議でのオススメ方法を紹介しました。
「会議」はひとりで行うものではないので、会社・組織・チームが最適となる方法を見つけるのが最も重要なことです。
様々なことを試して取り組み、時には思いきって無くすこともやってみましょう。
