転勤や退社、新入社員のデビューなどで営業担当の引継が発生しますよね。担当を離れる元担当者・これから担当になる新担当者それぞれ何を準備すればいいか困ってしまう事もあるでしょう。
本記事では、これから営業担当の引継業務を控える方向けに何を準備すればいいかを簡単にご紹介していきます！
全体のスケジュールを決定させましょう。
まずは引継ぎをする「元担当者」の大きな仕事として全体のスケジュール作成があります。
- 引継ぎ業務スタートは〇月〇日からスタート。
- 最終引継ぎ完了日は〇月〇日。
- 1日ずつの訪問先を仮決めする。
必ず守らなければいけないのは、「最終引継ぎ完了日」です。
退社の為に引継ぎ業務をするのであれば、元担当者の退社日が決定しているので絶対に守らなければいけません。
転勤の為の引継ぎ業務であれば、異動先の部署の業務開始日が決まっているので後倒しにすることは出来ません。
なので、数日の予備日を設定する等してスケジュールを後ろから作っていくとスムーズにスケジュール作成が出来ます。
３～５日程度の予備日を設定しておけば、急なトラブルや取引先との予定のすれ違いがあっても対応が可能になります。
引継ぎ項目・情報を整理しておこう
引継ぎを受ける新担当者からすると、未知のクライアントとの出会いとなるので情報の整理は重要になる。
元担当者にとっては「当たり前」だと思っていることでも、新担当者にとっては全くもってわからないことになってしまいます。
引継ぎ項目・情報は会社や業種によって、更には営業マンによって異なるものなのでここで一概には説明できませんが、顧客・クライアントの特徴として代表的なものを一部紹介しておきます。
- 顧客・クライアントのリスト
- 現状の商談・営業案件＆進行状況
- 顧客・クライアントの癖・性格・好み
- 過去のクレームやトラブル
- 決済者やその周辺の人間関係
このような顧客・クライアントの特徴を引継ぎ項目・情報として整理しておくことで引継ぎ業務もスムーズに行われる事でしょう。
新担当者が情報を上書き出来る環境を準備する
私の実体験ではこの部分があるだけで非常にスムーズに引継ぎ業務をする事が出来ました。
前述した顧客・クライアントの情報を確認しながら後任の新担当者が自身の感じた事を上書き出来る環境を準備しておくのです。
この準備が必要な理由としては・・・
- 前任者は気にしていなかったが留めておきたいポイントがある
- 後任者が受けた個人的な印象がある
- 後任者自身が情報を追加する事で記憶が深まる
などがあります。
私の場合、Googleスプレッドシートで顧客・クライアントの情報をリスト化して後任者と共有をしていました。
後任者が自由に書けるスペースも事前に準備しておくことで、後任者も気軽に記入する事が出来ます。
不思議なもので記入欄がないと「書いてはいけない」と考えがちですが、記入欄があると「なにか書かなければ」という気持ちになるのがヒトの性です。
まとめ
引継ぎ業務は限られた時間のなかで、効率よく且つ緻密にしなければいけない業務です。
不手際があると、それは後任者・新担当者の評価をいきなり下げてしまう事になりかねません。
しっかりと事前の準備をして、スムーズな引継ぎ業務をおこないましょう。
